Privacyverklaring

Met deze verklaring bevestigt de Stichting Pape-Fonds, gevestigd aan de Koninginnegracht 15, 2514 AB Den Haag (www.papefonds.nl) en hierna kortweg 'het Pape-Fonds' te noemen, dat zij zich houdt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna verder "AVG', en overige privacy wet- en regelgeving.

Persoonsgegevens

Als door of namens u contact wordt gezocht met of een aanvraag wordt ingediend bij het Pape-Fonds dan krijgen wij de beschikking over uw persoonsgegevens. Voor de hand liggende gegevens zijn uw naam, adres en woonplaats. Maar bijvoorbeeld ook telefoonnummers, medische informatie en BSN-nummers. De privacy wet- en regelgeving is op deze gegevens van toepassing en hierna leest u hoe het Pape-Fonds
hiermee omgaat.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Het Pape-Fonds verwerkt uw persoonsgegevens die via een aanvraag tot financiële ondersteuning zijn ontvangen of anderszins door middel van contact met (een medewerker van) het Bureau van het Pape-Fonds worden verstrekt. Hieronder volgt een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken.

Van particulieren:

  • Voor- en achternaam
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Gegevens Kopie paspoort/ Kopie ID kaart/ Kopie verblijfsvergunning

NB Wij zien graag dat in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort, en het Burgerservicenummer (BSN) onleesbaar/onzichtbaar zijn gemaakt.

Van aanvragend hulpverleners/ aanvragers van giften t.b.v. projecten:

  • Voor- en achternaam
  • Functie contactperso(o)n(en)
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken Het Pape-Fonds beoogt geen bijzondere persoonsgegevens te verzamelen. Desalniettemin kan de aanvragend hulpverlener ter onderbouwing van de aanvraag in de rapportage informatie geven over bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens, zoals
uw:

  • gezondheid
  • ras of etnische afkomst
  • religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging
  • seksueel gedrag of seksuele gerichtheid
  • genetische gegevens
  • strafrechtelijke persoonsgegevens

welke gegevens dan in het dossier worden bewaard, volgens de geldende termijnen.

Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming bijzondere en/of persoonlijke gegevens hebben verzameld, neem dan contact met ons op via info@papefonds.nl. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken Het Pape-Fonds verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

  • Het inhoudelijk kunnen behandelen en beoordelen van de aanvraag tot financiële ondersteuning, en het financieel afhandelen daarvan.
  • Het kunnen bellen of e-mailen met u of de contactperso(o)n(en) indien dit nodig is om onze werkzaamheden uit te kunnen voeren.

Geautomatiseerde besluitvorming

Het Pape-Fonds kent geen systeem van geautomatiseerde besluitvorming over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Hoe en hoe lang bewaren we persoonsgegevens Het Pape-Fonds bewaart uw persoonsgegevens veilig opgeslagen in een omgeving die technisch en organisatorisch daartoe passend is ingericht. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt nodig om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens zijn verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens.

Gehonoreerde aanvragen

Van gehonoreerde aanvragen bewaren wij altijd

  • Voor- en achternaam van de cliënt
  • Adresgegevens van de cliënt
  • Geboortedatum van de cliënt
  • BSN
  • Gehonoreerde gift en categorie van hulpverlening

Binnen 3 maanden na afhandeling van de aanvraag wordt de kopie ID/verbijfsvergunning vernietigd.

Voor een periode van 7 jaar bewaren wij daarnaast

  • het ingevulde aanvraagformulier en de rapportage van de hulpverlener.

Alle overige documenten en gegevens worden na afhandeling van de aanvraag vernietigd.

Voorwaardelijk gehonoreerde aanvragen

In afwijking van het bovenstaande bewaren wij als het gaat om voorwaardelijk
gehonoreerde aanvragen overige documenten en gegevens nog gedurende de periode
van de geldigheid van de voorwaardelijke toezegging, doch maximaal 2 jaar.

Afgewezen aanvragen

Van afgewezen aanvragen bewaren wij altijd

  • Voor- en achternaam van de cliënt
  • Geboortedatum van de cliënt
  • Reden afwijzing aanvraag

Voor een periode van maximaal 1 jaar bewaren wij daarnaast:

  • Het ingevulde aanvraagformulier en de rapportage van de hulpverlener.

Delen van persoonsgegevens met derden

Het Pape-Fonds verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van onze hulpverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Cookies of vergelijkbare technieken

Het Pape-Fonds gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebt u het recht om uw eventuele verleende toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het Pape-Fonds. Ook hebt u het recht op
gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming danwel bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@papefonds.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Wij verzoeken u om in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onleesbaar/onzichtbaar te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Het Pape-Fonds noemt u tenslotte de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verantwoordelijke

Voor vragen of klachten over uw gegevens en de bescherming van uw privacy kunt u contact opnemen met de Directeur van het Pape-Fonds. Zij is te bereiken via info@papefonds.nl.

Versie mei 2018